Vol.73【事務員が教える、事務ミス防止のちょっとしたアイデア】

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　　川相いい仕事マガジン　vol.73
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【知って得する雑学クイズ！】の答えは一番下↓↓

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　　　　事務員が教える、事務ミス防止のちょっとしたアイデア
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いつも弊所代表　日比野大輔のメルマガをご愛読いただき、
どうもありがとうございます。

日比野が代表を務めます事務所にてコンサルティングをさせて
いただいている井上と申します。

どんな仕事でも事務仕事はつきもの。
経営者や奥様がされていることもあれば、大きなオフィスで、たくさんの
事務員さんが整然と業務に就かれているというパターンも。

今回は地味だけど、なくてはならない事務仕事について
お話しをさせていただきます。

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┃事務ミス恐い！でも、どうやったらなくなる？
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弊所には何人かの事務スタッフがおります。
この道×十年の事務のプロから、書類書くのはじめて、な若手まで。

わが事務所の採用基準は、経歴ではなく、人柄とやる気なので、
メンバーは多彩です。

その全員が口をそろえるのが
「ミスが恐い！」

ミスといってもいろいろなレベルがあります。
「ごめんね」ですむ転記ミスから、会社の根幹を揺るがす大きな失敗まで。

手形の決済日の打刻ミスで不渡りをだし、経営危機に陥った話など、
聞くだけでぞっとします。

では、ミスで肝を冷やさないためには、どうずればいいのでしょうか。

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┃よく言われるあのこと「整理整頓」でミスの拡大を防止
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わが事務所のフィロソフィーに「整理整頓」というものがあります。
仕事場で、この言葉を紙に書いて貼ってあるのもよく見る光景。

若かった頃、なんで整理なんだ、と思ってました。
自分がわかってれば、問題ないでしょ、と。
でも、違うんですね。

ミスが起こるのは、自分自身も混乱しているとき。
その混乱の中の見えない部分でそっと発生するのです。

なので、手元がごちゃごちゃになっていると、なかなか
間違いに気づきにくいのです。

ミスは放置した時間に比例して、問題が大きくなります。
まずは、自分の仕事が隠れてしまわないよう、整理整頓が必要です。

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┃とにかく集中してチェック！
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ベテランの人にはなぜミスが少ないのか？

それは、その人の頭の中に
「あるべき正しい処理のしかた」
が、燦然と輝いているからです。

わが子のほくろの場所がわかるように、どこになにがあるか
すべて把握しているので、ちょっとでもおかしなところがあると
すぐわかってしまう。だから間違わない。

これは、その仕事をずっとやっていた成果です。

じゃあ、長年働かないと失敗はなくならない？
いいえ、最初は、全力で集中して、とにかく気合で仕事する！　んです。
一日やると、ほんとにぐったりします。

でもこれをやってると、はやく自分のなかに仕事のひな形が
できてきて、ちょっとしたミスにもすぐ気づくことができますよ。

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┃失敗日記をつけよう
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そうはいっても、やはりまだ間違ってしまう人もいますよね。
私も、多少事務仕事は長いですが、まだ失敗をします。

一度ミスすると、立て続けに間違うこともあります。
そんなとき、どうするのか。

私は「失敗日記」をつけています。
普通のノートで構わないので、その日に自分がミスった！　と思ったことを
すべてつけてみましょう。

この基準は、あくまで自分基準です。人が「いいよー」と流してくれても
自分が間違ったと思ったら、それは書き込みます。

①ミスの内容
②それをどうやって処理したか
③その時の自分の体調や、職場の状況

自分が気になったことは、すべて書き留めておきます。
で、しばらくたったら…
失敗日記に書くことが少なくなって、いつの間にか、ノートを開かなくなってます。

それでも失敗する時は、上司や先輩に日記を見せて、相談してみては？
もっと違う問題があるかもしれませんから。

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┃これからの事務ミス防止、仕事が恐くならないために
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弊所へは多くの相談が寄せられますが、最近とくにメンタル面での
不調を訴える方が多くなっています。

その原因のひとつが、ミスをしてしまうことです。
自分の失敗が恐くて、余計に自分を追い込んでしまい、さらにミスを
重ねてしまうのです。

こうなるとなかなかその負のループから逃れられません。

以前は、閑職だけど親切なおじさんや、お茶くみのおばさんがいて困っている
人をそっとフォローしてくれたものですが、今の会社にも、世間にも、
残念ながらそういう余裕がないのが現状です。

仕事をしている時間は人生の中で一番長いもの。
今はうまくいってる人も、異動や体調不良で、不調に陥ることも
あるかもしれません。

ミスする人は、改善する努力をみせることで、
周りの人は、明日は我が身と余裕をもって指導することで、
ミスを生まない職場がつくられるのではないでしょうか。

　　労務管理事務所　フォージョウハーフ
　　労務コンサルタント　井上
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　「愛はあるが甘えのない人事が、ヒトと組織を育てる」
　　労務管理事務所フォージョウハーフ
　　【社会保険労務士】日比野大輔
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　　【電　話】06-6945-5550
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【知って得する雑学クイズ！】の答え

今年5月に、東証１部の時価総額がバブル期を上回ったとの
ニュースが流れました。ところで国内で最も株式の時価総額が
高い企業は、下の内どれでしょう？（2015年7月時点）

(1)トヨタ
(2)三菱ＵＦＪ
(3)ＮＴＴ

正解は、(1)のトヨタです。
これは、ほとんどの方がご存知だったのではないでしょうか。

時価総額の順位は、実はこの並びのままで
2位が三菱ＵＦＪ、3位がＮＴＴとなります。

これに続いて、
4位　ＮＴＴドコモ
5位　ＪＴ
6位　ＫＤＤＩ
7位　ソフトバンク
8位　三井住友ＦＧ
9位　ホンダ
10位　みずほＦＧ
となります。（2015年7月時点、いずれも銘柄名）

私は株には詳しくありませんが、確か以前はＮＴＴドコモが、
ＮＴＴより上位だった記憶があります。

やはり現在はＮＴＴドコモの業績が不調なのでしょうか。
とは言え、トップ10に携帯御三家が入っていますね。

もちろん時価総額が会社の価値を評価する全てではないですが、
携帯電話会社と言うのは、高収益な会社として評価されているようです。

それにしても、トヨタは強いですね。おそらく10年以上は
トップに君臨し続けていると思います。

ですが、そんなトヨタをほんの一瞬だけ抜く企業が
過去にあったのを知っていますか？

2000年2月14日から3月1日までの、ほんの二週間ほどの間です。
その企業は、あの孫氏ひきいるソフトバンクです。

この頃は、ITバブルと言われていた時期で、
IT関連企業の株が急上昇していたようです。

ちなみに、トヨタの2015年7月の時価総額は、28兆円強ですが、
世界トップの企業は、どれくらいの時価総額があるのでしょうか？

その企業は、あのiPhoneで有名なアップルで、
2015年6月末のデータでは、7,220億ドルになるそうです。
トヨタの3倍ですね！